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Sua empresa sabe o custo da TI?

Por anos, as áreas de TI lutaram com a definição exata dos custos individuais de serviços e aplicativos. Agora, com orçamentos apertados e demandas por corte de custos, os CIOs ajustam o foco em custos isolados.

Essa necessidade por definir os custos específicos deu origem a uma série de software para gestão financeira que auxilia CIOs a definir o real custo dos elementos da estrutura. A presença das soluções em nuvem, seja em armazenamento ou no fornecimento de software e/ou infraestrutura, ajuda a aumentar a pressão sobre a folha da TI.

“No passado, não tínhamos muita noção sobre os custos e era melhor assim, para não causar alarde entre os acionistas”, diz Barbara Gomolski, diretora vice-presidente do instituto de pesquisas Gartner. “Agora, se não pudermos apresentar a toque de caixa esses custos, damos o direito aos acionistas de irem ao mercado e comentar sobre o preço de determinadas soluções.”

Barbara faz diversas considerações sobre essa realidade. “Com um melhor entendimento das despesas, as áreas de TI podem acalmar executivos com avançados conhecimentos técnicos que querem saber mais do que simplesmente o custo final dos desktops”, por exemplo.

A gestão atual quer saber quanto custa manter um colaborador online quando em deslocamento e quer esses dados com detalhes. Ela irá perguntar sobre modelos de custo e quais soluções estão incluídas. Será apenas o hardware sem as tarifas de conexão e/ou manutenção?”, diz.

Investimentos com fundamento

Em geral, essa mudança de comportamento é positiva para todo o segmento de TI. “Significa que as TIs estão, finalmente, acordando”, comemora Barbara. “Ajuda as áreas de TI a definir se devem ou não insistir em determinadas tecnologias e se existem soluções com baixo aproveitamento ou que possam ser otimizadas”, afirma a executiva. Todavia, chegar a uma planilha de custos detalhada em TI não é coisa fácil de fazer.

Iniciantes no segmento de gestão de TI devem prestar atenção em técnicas de composição de orçamentos e em planejamento. Ajustar orçamentos em pleno andamento também deve passar a ser uma atividade corriqueira. Nesse quesito, aliás, existem diversas soluções que as áreas de TI vão adorar usar.

“Quando um CIO diz ao gerente de armazenamento online que esse deve projetar a demanda por espaço para o próximo semestre, esse profissional irá imediatamente se voltar a um programa que resolva tal cálculo”, afirma o presidente e CEO da Digital FUEL, Yisrael Dancziger.

As ferramentas desenvolvidas para consolidar as métricas financeiras da TI exercem várias funções, entre elas está o ajuste orçamentário, projeção de custos e gestão de fornecedores. Elas existem no mercado desde 2000, mas, imaturas, só ganharam em importância agora. “No estágio atual de desenvolvimento”, diz Barbara.  “Essas ferramentas oferecem um panorama mais consistente”, completa.

Opulência de planilhas

Em várias organizações, software de gestão financeira para TI são um substituto para a gama de planilhas que circulava na empresa. Os programas fazem o trabalho pesado de recolher os custos e outros detalhes das bases de aplicativos – estejam esses em formato estruturado ou não. Relatórios padronizados transformam o processo de confrontar custos com reais benefícios.

Bem configuradas e alimentadas com as informações necessárias, as planilhas conseguem, inclusive, projetar diferenças do custo em situações hipotéticas como em estudos de substituição das máquinas Windows por sistemas Linux com suporte 24/7 e devolver dados sobre o desempenho x investimento por hora de disponibilidade. Tais dados auxiliam a TI a construir melhores relatórios de custos e a conferir transparência aos processos.

“A questão vai além de simples informações sobre custos”, adiciona Jeff Day, diretor de marketing da Apptio. “Trata-se de construir um orçamento, realizar projeções e de otimizar os investimentos. É, literalmente, colocar as mãos na massa para ajudar o CIO a gerir a TI.”

As soluções de gestão financeira para as áreas de TI também auxiliam os usuários a identificar segmentos em que podem reduzir os custos, descobrir servidores que poderiam rodar de forma consolidada em outro sistema ou candidatos à virtualização; revelar a propensão de determinados aplicativos a serem aposentados e dados prontos para armazenamento em dispositivos de backup e sinalizar contratos em fase de expiração e a necessidade de renovar esses acordos.

“Como é possível observar, as vantagens ultrapassam muito a questão contábil. Trata-se de comparação de custos versus valor agregado e é importantíssimo ter esses retratos para tomar decisões em onde aplicar os recursos do departamento”, resume Barbara.

Por ANN BEDNARZ, DA NETWORK WORLD/EUA