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Gerencie gastos em TI com maior eficiência e retorno

Tradicionalmente, os departamentos de TI têm um controle de gastos fraco, e também lidam com dificuldades para explicar o custo às áreas de negócio.

Por que é tão difícil gerir gastos de TI? Normalmente, isso se deve a:

1 – A natureza fragmentada da TI.Gastos ocorrem em muitos departamentos e unidades de negócios com elevado grau de variação. Geralmente, os custos com TI excedem o limite em razão de controles descentralizados.

2 – Um setor de TI em expansão. A necessidade de TI cresce continuamente. Isso resulta em um gasto crescente. Entretanto, as empresas costumam falhar ao distinguir o que é realmente um aumento (preço unitário) e o que é uma expansão do ambiente de TI (volume de equipamentos).

3 – Falta de habilidades financeiras.É comum que a equipe de TI não tenha conhecimento de procedimentos financeiros e tenha dificultades ao solicitar novos aparelhos ou reparos.

Por essas razões, muitas empresas acreditam que a área de TI não seja bem gerenciada. Os empregadores respondem com cortes ou “congelamento” da verba para TI. Isso leva à frustração dos funcionários do  departamento de TI e para os administradores, que se sentem obrigados a  acompanhar de perto as decisões que efetivamente envolvam custo.

O CIO, Marcus Johansson, e o Controlador Financeiro, Viera Hraskova, da da cervejaria StarBev, líder na região da Europa Oriental, implementaram com sucesso um sistema de controle e gestão de custos de TI e compartilham algumas lições importantes que aprenderam com o processo.

Lição número 1: Como resolver problema de controle de gastos em TI? Estabelecendo uma previsão consistente.

Para regular o custo, o departamento financeiro da StaBev ajudou a área de TI a desenvolver um método para prever de todos os gastos em TI. Não apenas para que as práticas administrativas padrão fossem aplicadas, mas também para assegurar que fossem incluídos todos os custos para permitir que a equipe de TI trabalhasse com eficácia.

O planejamento orçamentário tem duas  categorias: gastos com gerenciamento e investimentos, e os gastos operacionais.

O planejamento é consistentemente usado por todos os países em que o StarBev Group tem uma filial. Isso promove a consolidação de gastos em TI e permite a comparação entre cada unidade fabril.

Isso é particularmente útil durante o ciclo anual orçamentário para justificar os motivos de variação de gastos de um ano para outro, em cada filial.

O departamento de TI é medido “pelo custo” e não há gastos artificiais ou inflados entre a central e as filiais. Essa medida previne debates entre a sede e as filiais sobre as necessidades de gastos extras.

Quando há necessidade de investimentos, eles são contabilizados em duas categorias, com diversos sub-itens: infraestrutura (mandatória) e iniciativa de negócios (discricionária).

O investimento em infraestrutura é gerido diretamente pelo departamento de TI com envolvimento administrativo limitado. Normalmente é difícil justificar o gasto como “Devolução de investimento”. Por isso, em vez de criar falsas necessidades, a equipe de TI desenvolve anualmnete um plano que é aprovado durante a previsão orçamentária.

Já os investimentos alocados como  Inicativa de negócios, são baseados em prioridades executivas. Durante o ciclo do orçamento, acontecem reuniões entre a equipe de TI e os administradores das áreas de negócio. Uma  “lista de pedidos” de projetos é feita e o capital é disponibilizado para atender a determinadas prioridades executivas.

As iniciativas em TI são tratadas como projetos e não há alocação igualitária entre os países. Os investimentos são canalizados para países e áreas onde exista necessidade de aumento de desempenho.

O sucesso da estratégia? Acompanhamento detalhado de informações para tomada de decisões. Mensalmente, a despesa real é recebida e confrontada com o orçamento. Esse balanço é compartilhado com todos os funcionários de TI para garantir que todos entendam a posição financeira do departamento. E também é apresentado aos executivos da empresa.

Além disso, a cada quatro meses o comitê dirigente de TI se encontra para discutir e priorizar os investimentos até a próxima reunião e para o restante do ano. O grupo é composto por líderes das áreas de negócios, incluindo o CEO, o CFO, o CIO e o Diretor de Projetos.

O Comitê revisa as iniciativas de TI assim para aumentar ou diminuir os gastos para os próximos meses de acordo com o impacto dos projetos propostos. O objetivo é garantir que o gasto total por ano se encaixe no planejamento de verba para o setor.

As principais lições aprendidas com a implementação do controle de gastos no planejamento e na manutenção de custos da área de TI na StarBev se deve a alguns regras simples:

1 - Faça uma previsão de custo anual dentro dos padrões administrativos que englobe todos os gastos relevantes de TI;

2 - Entenda e analise consistentemente os gastos com TI uma vez por mês;

3 - Divulgue informações sobre despesas de Tecnologia de Informação para a equipe (times locais e central) assim como com a área de negócios cliente para garantir uma única visão dos custos;

4 - Use como base as informações sobre as despesas de TI para tomar as decisões certas.

Marcus Johansson e Viera Hraskova, da CIO/EUAPublicada em 14 de junho de 2011 às 08h18